Rabu, 09 November 2011

Revisi 2 : English Businnes Letter
































1. Letter Head
Merupakan kepala surat yang menandakan identitas dari perusahaan atau instansi dalam kop surat biasanya terdapat nama instansi, logo dan juga alamat dari instansi tersebut.


2. Date
Merupakan identitas waktu pada surat untuk mengetahui pembuatan surat tersebut.
· American Style

Keterangan tanggal didalam surat yang menggunakan american style terletak pada bagian pojok kiri atas. Pengetikan diawali dengan nama bulan kemudian dilanjutkan dengan tanggal dan tahun, setelah pengetikan tanggal diselingi dengan tanda koma.
· British Style


Keterangan tanggal pada surat yang menggunakan format british style terletak pada bagian pojok kanan atas. Pada penulisan tanggal didahului dengan tanggal, bulan dan tahun.
3. . Inside address
Berisi tentang identitas dan juga alamat dari penerima surat.
4. Subject
Merupakan baris tambahan yang mewakili pokok permasalahan atau alasan lain tertentu dalam pembuatan surat ini.
· American English
Subject ditempatkan sebelum salutation.


· British English
Subject ditempatkan setelah salutation.
5. Salutation
Merupakan salam pembuka yang bertujuan untuk menghormati orang yang dituju pada surat ini.
· Jika kita mengetahui atau mengenal orang yang akan menerima surat.
Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + nama keluarga
Contoh : Dear Mr Broto
· Jika kita tidak mengetahui orang tersebut atau lebih tepatnya kita tidak mengenal dan mengetahui jenis kelaminya.
Contoh : Dear Hasan Basri


· British Style
Diberikanya tanda baca (titik koma atau koma) setelah nama penerima surat.
Contoh : Dear Mr Hasan,
· American Style
Diberikanya tanda baca (titik dua) setelah nama penerima surat.
Contoh : Dear Mr Hasan:
6. Body of Letter
Merupakan isi dari surat yang merupakan inti dari permasalahan yang dijabarkan secara jelas. Biasanya isi dari surat terdapat pada paragraf kedua. Dimana paragraf pertama biasanya merupakan paragraf untuk menyapa penerima surat.

Format paragraf = line spacing 1
7. Complementary Close
Merupakan salam penutup untuk mengakhiri dari isi surat.

· Ekspresi umum yang digunakan untuk menutup surat bisnis formal adalah Thank you, Sincerely, Sincerely yours, and Yours truly.
· Ekspresi yang digunakan untuk surat bisnis kurang formal adalah Regards, Best regards, and Best wishes. Ini biasanya digunakan ketika mengirimkan surat bisnis kepada orang yang sudah dikenal atau teman.
· Complementary close menggunakan tanda baca koma pada akhir kata.
British English
ü “Sincerely” digunakan apabila nama penerima surat dicantumkan pada salam pembuka.
ü “Faithfully” digunakan apabila nama penerima surat tidak dicantumkan pada salam pembuka.
Contoh : Jika pada salam pembuka tertulis “Dear Mr Hasan” maka salam penutup menggunakan “Your sincerely”.
American English
ü “Sincerely” tetap digunakan walau nama penerima surat dicantumkan atau tidak dalam salam pembuka.
Contoh : Jika pada salam pembuka tertulis “Gentlement” maka salam penutup menggunakan “sincerely”.
8. Signature
Merupakan tanda tangan dari pengirim surat agar surat terlihat resmi dan formal.
· American English


· British English

9. Enclosure
Berisi jumlah lampiran yang terlampir bersama dengan surat tersebut. Terletak dibagian bawah akhir dari sebuah surat.

10. Carbon of Copy
Merupakan salinan surat yang dikirimkan selain ke penerima.
Contoh : cc: Bambang Pamungkas

11. Postcript
Merupakan suatu pemberitahuan lain dari surat yang sengaja tidak dicantumkan dalam bagian utama surat. Postcript terletak pada bagian bawah akhir dari surat setelah signature.
Contoh :

12. Reference
Isi surat merupakan hal yang paling penting dalam Business Letter. Isinya harus betul-betul mewakili semua apa yang ingin Anda sampaikan. Jangan lupa pula untuk meletakkan tata krama. Berikut ini adalah panduannya:
1. Awali dengan huruf besar setia pawal kalimat.
2. Tulisan dalam Business Letter harus rata kiri.
3. Berikan 1 spasi untuk tiap paragraf baru.
ISI
1. Paragraf pertama: Pengantar dan alasan mengapa Anda menulis surat tersebut.
2. Paragraf berikutnya: Jelaskan secara terperinci alasan Anda mengirimkan surat kepadanya, termasuk latar belakang, dan lain-lain yang dianggap perlu.
3. Paragraf Terakhir: Simpulkan sekali lagi alasan Anda dan harapan kepada penerima surat


The Style of English Business Letter
Full Block Business Letter
Bentuk surat rata kiri pada keseluruhan.


Modified Block Business Letter

Pada format ini bentuk surat pada letter head, date, complementary close, dan signature berada pada rata kanan. Bagian yang lain pada surat seperti inside address, salutation, body of letter dan enclosure berada pada rata kiri.



 
Indented Block Letter
Pada format ini bentuk surat pada letter head, date, complementary close dan signature berada pada rata tengah surat. Bagian yang lain seperti inside address, salutation dan body of letter berada pada rata kiri. Pada setiap awal paragraph dari isi surat  memiliki spasi.



Semi Block Style
Semi blok style ditandai dengan bagian-bagian tertentu dari surat untuk modifikasi. Biasanya pada bagian header, di mana untuk menempatkan nama dan alamat penulis surat terletak pada rata tengah. Keterangan tanggal dan tanda tangan di bagian bawah surat terletak pada bagian kanan namun mendekati rata tengah. Kedua elemen ini harus sejajar dengan satu sama lain. Setiap awal paragraf terdapat spasi.





Hanging paragraf style
Hanging blok style ditandai dengan bagian-bagian tertentu dari surat untuk modifikasi. Biasanya pada bagian header, di mana untuk menempatkan nama dan alamat penulis surat terletak pada rata tengah. Keterangan tanggal dan tanda tangan di bagian bawah surat terletak pada bagian kanan. Kedua elemen ini harus sejajar dengan satu sama lain. Setiap awal paragraf tidak diberikan spasi namun pada bagian body of paragraph diberikan spasi.






Sumber :